Отчет о выполнении показателей основных направлений и результатов деятельности архивного отдела администрации Туркменского муниципального округа за 2023 год

В 2023 году архивный отдел администрации Туркменского муниципального округа принимал меры по практической реализации архивного законодательства, среднесрочной программы социально-экономического развития Российской Федерации на 2020-2026 годы, Основных направлений государственной политики по развитию сферы культуры и массовых коммуникаций в Российской Федерации до 2025 года, выполнению рекомендаций Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве по информатизации архивной отрасли и Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае в 2020-2025 годах, по неукоснительному соблюдению нормативных требований по организации хранения документов и выдаче их различным категориям пользователей.

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации», Законом Ставропольского края от 28 июля 2005 года № 35-кз «Об архивном деле в Ставропольском крае», решением Совета Туркменского муниципального округа Ставропольского края от 06 октября 2020 года №18 «О правопреемстве органов местного самоуправления Туркменского муниципального округа Ставропольского края», Уставом Туркменского муниципального округа Ставропольского края администрацией Туркменского муниципального округа Ставропольского края принято постановление от 20.01.2023 № 36 «Об утверждении Порядка ознакомления пользователей информацией с информацией о деятельности администрации Туркменского муниципального округа Ставропольского края, находящейся в библиотечных и архивных фондах».

1.Обеспечение сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

С целью улучшения физического состояния документов на бумажной основе проводилась работа по подшивке и переплету – 17 ед.хр. (фонд № 55); ремонту 27 дел (фонд 12/р-4590). Закартонированы 656 ед.хр. вновь поступивших документов, в том числе – 414 единицы хранения постоянного хранения, 2 ед.хр. видеодокументов и 240 ед.хр. по личному составу.

Осуществлена проверка наличия и состояния документов, выверка комплектов учетных документов в 4-х фондах управленческой документации:

№/пп	№ фонда	Наименование	Опись	Годы	Количество Ед.хр.
1	Ф.№16/Р-4707	Исполком Овощинского сельского Совета народных депутатов	1,3	1983-1997	152
	Ф.№16/Р-4707	Исполком Овощинского сельского Совета народных депутатов	2	1943 1996	71
2	Ф №19/Р-1714	Исполком Казгулакского сельского Совета народных депутатов	1,3	1982 1997	154
-	Ф №19/Р-1714	Исполком Казгулакского сельского Совета народных депутатов	2	1951 1996	58
3	Ф.№25/Р-5465	Исполком Кендже-Кулакского сельского Совета народных депутатов	1,3	1982 1997	151
-	Ф.№25/Р-5465	Исполком Кендже-Кулакского сельского Совета народных депутатов	2	1943 1996	71
4	Ф.№26/Р-4717	Исполком Камбулатского сельского Совета народных депутатов	3	1996 1997	49
-	Ф.№26/Р-4717	Исполком Камбулатского сельского Совета народных депутатов	2	1950 1996	57
					763

По описям значится 763 единицы хранения, в наличии 763 единицы хранения. Учетные документы в комплекте: 3 экземпляра описей, карточки фондов, список фондов, дело фонда, лист фонда.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.

2.1. Экспертно-проверочной комиссией комитета СК по делам архива утверждено за 2023 год описей дел постоянного хранения на 14 единиц управленческой документации, 2 единицы постоянного хранения (нотариальные действия), 159 единиц по личному составу, 2 единицы хранения видеодокументов:

№/пп	Название организации	Опись № 1	Опись № 2	Опись №3	Опись № 4
1.	Малоягурское сельпо	х	63	х	х
2.	ООО Бытсервис	х	42	х	х
3.	видеофонограмм	2	х	х	х
4.	ЗАО «Сельхозтранс»	х	40	х	х
5.	Малоягурское территориальное управление АТМО	14	14	х	2
	Итого за год	14	159	х	2
		175 ед.

2.2. В 2023 году принято на хранение 656 единиц хранения документов Архивного фонда Российской Федерации:

№ п/п	Наименование организации	Дата приема	Годы	Кол-во дел
1	2	3	4	5
1.	Совет ТМР	07.02.2023 № 12	2017	26
2.	МО Куликово - Копанский Сельсовет	10.02.2023 №15	2017	28
3.	ТИК (избирательная комиссия по выборам в ОМС)	17.03.2023 №7	2017	27
4.	МО села Казгулак	24.03.2023 № 17	2017	24
5.	МО Кендже – Кулакский сельсовет	28.03.2023 № 15	2017	22
6.	ООО «Бытсервис» по личному составу (новый фонд)	11.04.2023 №1	1992-2022	42
7.	МО Овощинский сельсовет	18.04.2022 № 18	2017	20
8.	МО село Малые Ягуры	24.04.2023 № 18	2017	24
9.	МО Владимировский сельсовет	17.05.2023 № 18	2017	23
10.	Отдел имущественных и земельных отношений АТМР	10.05.2023 №12	2017	7
11.	Финансовое управление АТМР	30.05.2023 №9	2017	12
12.	Мало-Ягурское сельпо По личному составу (новый фонд)	30.05.2023 №1	1991-2022	63
13.	УТСЗН АТМР	31.05.2023 №11	2017	14
14.	МО Кучерлинский сельсовет	06.06.2023 № 20	2017	21
15.	МО с.Камбулат	25.07.2023 № 15	2017	16
16.	ЗАО «Сельхозтранс» (по личному составу)	25.08.2023 №1	1995-2005	40
17.	Администрация ТМР	05.09.2023 №11	2017	48
18.	МО Летнеставочный сельсовет	07.09.2023 № 20	2017	21
19.	Совет ТМР	15.09.2023 № 13	2014-2016	10
20.	МУП «Коммунальное хозяйство» ТМР	05.10.2023 №10	2017-2018	9
-	МУП «Коммунальное хозяйство» ТМР	05.10.2023 №10	2006-2018	67
21.	Отдел коммунального хозяйства исполкома районного Совета народных депутатов (ГУП «Жилишно - коммунальное хозяйство Туркменского района») (по личному составу)	06.10.2023 №8	1992, 1997-2006	28
22.	Муниципальное образование Красноманычский сельсовет	25.10.2023 № 18	2017	19
23.	Муниципальное образование Новокучерлинский сельсовет	10.11.2023 № 16	2017	20
24.	Отдел образования администрации Туркменского муниципального района	21.11.2023 № 9	2017	22
25.	Видеодокументы	12.04.2023 № 6	2022	2
26.	ИТОГО			656 ед.хр.

3.Организована работа по упорядочению документов в отделе образования, администрации ТМО, Овощинском, Владимировском, Куликово-Копанском территориальных управлениях АТМО.

4. Проведено 40 консультаций для специалистов 29 организации (10 территориальных управлений администрации, управления имущественных и земельных отношений, управления образования, газета «Рассвет», ГУСОН «Туркменский ЦСОН» и др.) по составлению номенклатуры, упорядочению документов.

3. Создание информационно-поисковых систем, учетных БД и автоматизированного НСА.

3.1. Проведена работа по пополнению БД «Архивный фонд»: всего внесено 661 запись, в том числе: в раздел «Единица хранения» - 656 записей, в разделы «Фонд» по 2 записи, раздел «Опись» 3 записи. Внесены изменения в БД по результатам приема-передачи документов в 25 фондов.

3.2. Продолжена работа по переводу в электронный вид описей и единиц хранения. Оцифрованы 7 описей на 58 листах. Отсканированы 83 единицы хранения, это документы 14 фондов. Всего отсканировано 18906 листов, в которых 6066 документов. Электронные образы 7 описей, 83 единиц хранения прикреплены в базу данных «Архивный фонд».

3.3. В «Каталог сведений о местонахождении документов по личному составу» за 2023 год внесены 20 записей об организациях, хранящих документы по личному составу, всего внесены 616 записей.

4. Предоставление информационных услуг и использование документов.

4.1.1. 10 марта 2023 года была проведена экскурсия по архиву для специалистов территориальных управлений АТМО. Всего на экскурсии присутствовали 11 человек. 09 июня 2023 года, в Международный День архива, для воспитанников пришкольного лагеря «Городок» была проведена экскурсия по архивному отделу АТМО. Ребята посетили архивохранилища, познакомились с условиями хранения документов. Всего на экскурсии побыло 39 ребят. 28 сентября 2023 года для посетителей архивного отдела была проведена экскурсия по архиву. Всего за 2023 год проведены 3 экскурсии по архиву для 61 посетителя.

4.1.2. 9 февраля 2023 года для учащихся 7 класса МБОУ СОШ №1 села Летняя Ставка проведен урок мужества. В рамках проведения краевой акции «Без срока давности» сотрудниками архивного отдела администрации Туркменского муниципального округа 28 апреля 2023 года были проведены 2 урока мужества для 52 учащихся 2 «Б» и 4 «Б» классов МКОУ НОШ № 16 села Летняя Ставка. На уроках ребята ознакомились с презентацией «Без срока давности», содержащей архивные документы о злодеяниях немецко-фашистских захватчиков против мирного населения на оккупированной территории Ставропольского края в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.

4.1.3. В рамках проведения краевой акции «Без срока давности» сотрудниками архивного отдела администрации Туркменского муниципального округа 08 июня 2023 года была проведена экскурсия по стационарной выставке «Без срока давности» для 43 воспитанников пришкольного лагеря «Городок» МКОУ НОШ № 16 села Летняя Ставка. На экскурсии ребята ознакомились с презентацией «Без срока давности», содержащей архивные документы Государственного архива Ставропольского края о злодеяниях немецко-фашистских захватчиков против мирного населения на оккупированной территории Ставропольского края в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.

4.1.4. В рамках краевой акции "Бессмертие Подвига", посвященной 78-ой годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945гг., в архивном отделе администрации Туркменского муниципального округа состоялась презентация выставки архивных документов семьи Чумак Федора Федоровича и Чумак (Рожко) Марии Павловны, участников Великой Ответственной войны " И помнит мир спасенный.." На презентации присутствовали сотрудники администрации ТМО. Присутствующим были представлены подлинные фотографии военных лет, документы семьи Чумак. Можно было познакомиться с письмом с фронта Рожко Марии своей сестре Фене. Документы в архив переданы Прихотько Л. Ф., дочерью Чумак М.П.

4.1.5. 18 мая 2023 года в архивном отделе АТМО прошла встреча с активистами районного Совета ветеранов Туркменского муниципального округа. В ходе встречи обсудили вопросы сохранения документальной памяти через документы семейных архивов. На встрече присутствовало 11 ветеранов. Для участников встречи была проведена экскурсия по выставке "И помнит мир спасенный..." по документам фонда личного происхождения семьи Чумак Федора Федоровича и Марии Павловны, участников Великой Ответственной войны. Посетители ознакомились с личными документами Чумак (Рожко) Марии Павловны – аттестат об окончании школы, датированный 25 июня 1941 года, свидетельством о рождении, а также с фотографиями, сделанными в годы Великой Отечественной войны. На встрече присутствовала дочь Чумак – Прихотько Людмила Фёдоровна.

4.1.6. 08 июня 2023 года в архивном отделе АТМО для воспитанников пришкольного лагеря «Городок» была проведена экскурсия по выставке "И помнит мир спасенный..." Выставка подготовлена по документам фонда личного происхождения семьи Чумак Федора Федоровича и Марии Павловны, участников Великой Ответственной войны. Посетители ознакомились с личными документами Чумак Федора Федоровича и Марии Павловны – аттестат об окончании школы, датированный 25 июня 1941 года, свидетельством о рождении, а также с фотографиями, сделанными в годы Великой Отечественной войны. На экскурсии присутствовало 39 ребят.

4.1.7. Стационарная выставка «Без срока давности» установлена в администрации Туркменского муниципального округа. С выставкой ознакомились 1101 человек.

4.1.8. В рамках краевой акции «Дела и люди земли Ставропольской» на странице архивного отдела АТМО были размещены публикации о Герое Социалистического Труда Топчиеве Гаврииле Игнатьевиче.

4.1.9. В рамках краевой акции «Ставрополье известное и неизвестное» на странице архивного отдела АТМО были размещены публикации архивных документов, туристического маршрута, репост газеты «Рассвет» Туркменского района.

4.2. Постоянно проводится работа по обновлению информации страницы архивного отдела на сайте администрации Туркменского муниципального округа. На странице архивного отдела АТМО размещена виртуальная выставка «Солдаты Победы». Страницу архивного отдела на сайте администрации Туркменского муниципального округа посетили 956 пользователей.

4.3. По материалам архива исполнено - 576 социально-правовых запроса, из них с положительным результатом – 528 запросов. Исполнено тематических запросов - 125, из них с положительным результатом - 125. Изготовлено 569 копии документов на 672 листах. Проведен анализ тематики и сроков исполнения социально-правовых запросов и тематических запросов, поступивших в архивный отдел в 2023 году (анализ прилагается). По программе Vip Net и электронной почте, системе ЕИАС, МФЦ поступило 645 запросов в электронном виде из 701 запроса, поступившего в архивный отдел АТМО за 2023 год, или 92%.

4.4. Пользователей, работавших в читальном зале - 6, посещений – 9.

4.5. Выдано единиц хранения:

• пользователям читального зала- 32 дела;
• сотрудникам архива для проведения плановых и внеплановых работ 2286 дела.

4.6. Всего пользователями архивной информации стали 1974 человека. Страницу архивного отдела на сайте администрации посетили 956 раз, на странице архивного отдела АТМО в Telegram выставлены 180 постов, 19972 просмотров.

5. Укрепление материально-технической базы.

Поступившие в 2023 году финансовые средства использованы на оплату ЭЦП, приобретение сплит – системы, системного блока, программное обслуживание, канцтовары, подписку, накопители информации (жесткие диски).

Количество работников на 1 компьютер – 1.

Остаточная стоимость основных средств на 1 ед.хр. – 0 рублей.