План работы архивного отдела администрации Туркменского муниципального округа Ставропольского края на 2024 год

В соответствии с письмом комитета Ставропольского края по делам архивов № 982 от 22.09.2023 «О планировании работы архивных учреждений Ставропольского края на 2024 год и отчетности за 2023 год», В соответствии с письмом Федерального архивного агентства от 04 сентября 2023 года No 4/2544-А при планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2024 год следует исходить из условий высокого уровня угроз сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, непрекращающихся попыток недружественных стран исказить историческую правду, а также сохраняющихся ограничений в финансовой, технологической и информационной сферах, уделив особое внимание вопросам безопасности и устойчивого функционирования архивных объектов. Кроме того, важно предусмотреть в планах работы архивных учреждений оказание посильной поддержки и помощи архивным органам и учреждениям новых субъектов Российской Федерации (Донецкая и Луганская народные республики, Херсонская и Запорожская области) по интеграции их в активную отрасль страны и адаптации к новым условиям деятельности.

Необходимо провести внедрение в практику работы основополагающих нормативных правовых актов в сфере архивного дела - Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77

С учетом этого целесообразно помимо работ, выполняемых ежегодно в рамках основной деятельности архивного отдела администрации Туркменского муниципального округа Ставропольского края, включить в план на 2024 год мероприятия:

1. В сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов:

1.1. принятие необходимых организационных, инженерно-технических и других мер, направленных на повышение уровня защищенности и безопасности архива;

1.2. по актуализации нормативных правовых и локальных актов о пожарной безопасности и антитеррористической защищенности архивных объектов;

1.3. по снижению рисков утраты архивных документов за счет внедрения соответствующих организационных и инженерно-технических мер, повышению уровня готовности должностных лиц и работников архивных учреждений к действиям в режиме ЧС, а так же усилению контроля за соблюдением нормативных требований противопожарного и охранного режимов;

1.4. уточнение планов гражданской обороны, планов действий по предупреждению и ликвидации ЧС, мобилизационных планов, планов по повышению устойчивости функционирования архивных учреждений при ЧС природного и техногенного характера и на военное время, актуализация паспортов безопасности по антитеррористической защищенности, инструкций о пропускном и внутриобъектовом режимах (1 квартал 2024 года);

1.5. разработка и оформление планов защиты архивных документов, отнесенным к группам защиты;

1.6. по обеспечению контроля за сохранностью архивных документов при их самостоятельном копировании пользователями в читальных залах;

1.7. организация и проведение паспортизации архивного отдела по состоянию на 01.01.2025 в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

1.8. организация выверки форм централизованного учета (карточки формы 6) в рамках подготовки к паспортизации муниципального архива;

1.9. продолжить работу по использованию в практической работе Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, утвержденного приказом Росархива от 25.06.2020 № 75, зарегистрированного в Минюсте России 04.08.2020 № 59164:

• обеспечить ремонт 57 дел по личному составу фонда № 12/Р-4590 (колхоз имени Кирова Туркменского района Ставропольского края);
• ежемесячно проводить санитарные дни, обеспыливание документов;
• обеспечить картонирование принятых 381 дела, включенных в график приема документов постоянного хранения источников комплектования архивного отдела;

1.10. проведение плановой проверки наличия и состояния документов:

№п/п	Наименование организации		Опись №	Квартал	Годы	Кол-во дел	Примечание
1.	Колхоз «Первое Мая»		1	I	1972- 2001	564	Ф.№13/Р-5469
2.	Колхоз «Первое Мая»		2	I	1943 2005	906
1 квартал						1470
3		Отдел коммунального хозяйства исполкома районного Совета народных депутатов	1	II	1988 1993, 1997- 2006	87	Ф.№35/Р-3092
4		Отдел коммунального хозяйства исполкома районного Совета народных депутатов	2	II		60
2 квартал						147
1 полугодие						1617
5	Отдел образования районной государственной администрации		1	III	1982 1997	398	Ф.№18/Р-3083
6	Исполнительный комитет районного Совета народных депутатов		2	III	1971 1992	46	Ф.№20/Р-883
3 квартал						444
9 месяцев						2061
Итого						2061

Всего 2061 единица хранения.

• осуществить выверку комплектов учетных документов в 4 фондах.
• по итогам проверки наличия и состояния документов, выверки комплектов учетных документов внести необходимые сведения в учетные документы.
• обеспечить исполнение предписаний комитета, выданных по итогам проведения контрольных мероприятий.

1.11. информирование обо всех фактах необнаружения дел (документов), в том числе по причине хищения;

1.12. ведение системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ на основе ПК «Архивный фонд» и представление информационных копий массивов данных БД и сведений о ее ведении в комитет;

1.13. постоянное пополнение базы данных «Краевой каталог сведений о местонахождении документов по личному составу», в том числе сведениями о документах, хранящихся в действующих организациях, и представление в комитет выгрузок для ведения сводной базы данных – внести 20 записей;

1.14. внедрение учета архивных документов в государственной информационной системе Ставропольского края «Автоматизированная информационная система Архивной службы Ставропольского края» (АИС).

2. В сфере комплектования:

2.1. продолжать внедрять в практику работы архивов и организаций-источников комплектования:

• Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77, зарегистрированных в Минюсте России 06.09.2023, регистрационный № 75119;
• Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива от 28.12.2021 № 142;
• Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденных приказом Росархива от 15.06.2020 №69, зарегистрированных в Минюсте России 20.10.2020, регистрационный №60484;
• Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденных приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, зарегистрированного в Минюсте России 17.08.2018, регистрационный № 51922;
• Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24, зарегистрированного в Минюсте России 20.05.2020, регистрационный № 58396;
• Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 № 155, зарегистрирован в Минюсте России 12.03.2021, регистрационный № 62735;

2.2. продолжить работы по анализу состава электронных документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, их учету и обеспечению сохранности в системе электронного документооборота;

2.3. организовать и провести паспортизацию муниципального архива по состоянию на 01.12.2024 в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержден приказом Росархива от 11.03.1997 № 11, зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный № 1344;

2.4. принять на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях - источниках комплектования архивного отдела за 2018 год – в количестве 376дел (график прилагается);

2.5. организовать работы по упорядочению документов организаций - источников комплектования документов с истекшим сроком их временного хранения, установленными законодательством Российской Федерации - обработать 290 дел постоянного хранения и 10 фотодокументов (график прилагается);

2.6. вести постоянную работу по оказанию методической помощи архивам организаций – источников комплектования по вопросам деятельности архивных и делопроизводственных служб, разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архиве и экспертной комиссии, подготовке и выдаче архивной информации;

2.7. оказать методическую помощь по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела 21 организации - источникам комплектования архивного отдела;

2.8. оказывать методическую и практическую помощь по обеспечению сохранности документов, подготовке их на хранение и передачу в архивный отдел 21 организации источникам комплектования архивного отдела;

2.9. организовать работу по обеспечению сохранности документов ликвидируемых организаций, в том числе в ходе банкротства и при приватизации организаций Туркменского района;

2.10. принимать участие в проведении совещаний, семинаров, учебы по вопросам делопроизводства с аппаратом администрации, её отделами, муниципальными образованиями района, работниками отдела - провести семинар для 25 человек;

2.11. организовать работу по проведению экспертизы ценности (103 ед.хр.) и отбору в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу с истекшими сроками хранения по 1948 год;

3. В сфере использования архивных документов:

3.1. проведение архивным отделом культурно-просветительских мероприятий для жителей Туркменского муниципального округа:

• рассказывающих о преступлениях немецко-фашистских захватчиков на территории Ставропольского края в 1941-1945 гг. с целью формирования у жителей края и вынужденных переселенцев исторически достоверного представления об истории Великой Отечественной войны и недопущения ее искажения;
• связанных с празднованием государственных праздников России (День России 12 июня, День Государственного флага Российской Федерации 22 августа, День народного единства 4 ноября, День Ставропольского края и др.),
• юбилейных памятных дат отечественной истории, посвященных: 80-летию освобождения Ленинграда от фашистской блокады, 85-летию начала Второй мировой войны, 225-летию со дня рождения А.С. Пушкина, дней воинской славы и памятных дат России в соответствии с Федеральным законом от 13 марта 1995 года N 32-ФЗ «О днях воинской славы и памятных датах России»;

3.2. обеспечить исполнение перспективного плана оцифровки архивных документов на 2024 год – 79 дел на 15261 листах;

3.3. организовывать работы читальных залов с соблюдением рекомендаций уполномоченных органов санитарно-эпидемического надзора, в том числе Рекомендаций по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19 (МР 3.1./2.1.0199-20);

3.4.расширять практику предоставления муниципальных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц в электронном виде, в том числе в рамках электронного взаимодействия с территориальными органами Социального фонда России, при исполнении социально-правовых запросов граждан;

3.5. участвовать в реализации мероприятий, посвященных знаменательным и памятным событиям Ставропольского края, юбилейным датам муниципальных образований Ставропольского края ;

3.6. участвовать в подготовке оцифрованных архивных документов, кино- и фотоматериалов «Вторая мировая война в архивных документах» для размещения на сайте Президентской библиотеки имени Б.Н.Ельцина;

3.7. организовывать подготовку и проведение историко-документальных выставок в муниципальном архиве и на иных площадках (с учетом возможного продолжения пандемии короновирусной инфекции и, соответственно, соблюдения противоэпидемических мер);

3.8. продолжить практику проведения виртуальных историко-документальных выставок и проектов в сети Интернет для удовлетворения потребностей общества в ретроспективной архивной информации, а также реализации прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в документах;

3.9. предоставление в электронном формате региональной государственной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов», входящих в Перечень массовых социально значимых услуг (сервисов) субъектов Российской Федерации и муниципальных услуг, подлежащих переводу в электронный формат;

3.10. постоянно проводить работы по увеличению доли обращений, поступающих от территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю в электронном виде – исполнение социально-правовых запросов – 450 запросов, в том числе по vip net – 420 запросов;

• исполнение тематических запросов - 140;

3.11. максимально возможную автоматизацию архивной деятельности, перевод оказываемых архивами государственных услуг, прежде всего в части исполнения социально-правовых запросов граждан, в электронный вид – исполнить 36 запросов по электронной почте;

3.12. вести постоянную работу по развитию взаимодействия с многофункциональными центрами с использованием единой информационно-аналитической системы, в том числе направление результатов оказания государственных услуг в форме электронных документов – 60 запросов;

3.14. провести 3 урока мужества для 55 человек;

3.15. выдавать дела сотрудникам из архивохранилищ для проведения плановых и внеплановых работ в количестве 2000 ед. хр.;

3.16. сохранить показатель значения «доля граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме» не менее 85%;

3.17. изучить состав документов для создания

4. В сфере информационных ресурсов и технологий:

• выполнение планов перевода заголовков архивных дел в машиночитаемый вид, включение их в ПК «Архивный фонд» и размещение в сети Интернет, как основного публичного справочно-поискового средства;
• проводить работу по созданию и размещению на архивных сайтах и страницах электронных вариантов справочников по фондам государственных и муниципальных архивов;
• постоянное пополнение базы данных «Краевой каталог сведений о местонахождении документов по личному составу», в том числе сведениями о документах, хранящихся в действующих организациях, и представление в комитет выгрузок для ведения сводной базы данных – внести не менее 20 записей;
• развитию архивного сайта и страниц архивного отдела на сайте администрации муниципального округа, страниц в социальных сетях (Телеграмм, Вконтакте, Одноклассники, Фейсбук);
• продолжение перехода на отечественное программное обеспечение с соблюдением принципа бесперебойности работы программно-аппаратных средств в процессе основной архивной деятельности;
• формирование электронного фонда пользования с целью последовательного перехода к предоставлению пользователям цифровых копий архивных документов вместо подлинников.

5. В сфере организационного, кадрового, научно-методического и информационного обеспечения:

• провести работу по обновлению программного обеспечения архивных отделов с целью эффективной автоматизации основных направлений архивной деятельности на базе внедрения ГИС СК Автоматизированная информационная система архивной службы СК;
• постоянно проводить работы по внедрению и расширению применения в деятельности архивных учреждений принципов открытости;
• организовывать обучение и повышение квалификации архивных работников в области использования современных информационно-коммуникационных технологий, в том числе на базе Отраслевого центра повышения квалификации при ВНИИДАД в г.Москва;
• принять участие в подготовке и проведении заседания Научно-методического совета архивных учреждений Северо-Кавказского и Южно- Федерального округов в г.Ставрополе;
• продолжить перевод в формат электронных баз данных описей новых архивных фондов;
• обеспечить ввод в ПК «Архивный фонд» заголовков архивных дел, находящихся на открытом хранении, принятых в течение 2024 года – 381 дело;
• обеспечить исполнение перспективного плана оцифровки архивных документов на 2022-2026 годы;
• обеспечить удовлетворенность граждан качеством предоставления государственных и муниципальных услуг в области архивного дела не менее 94%;
• осуществление мероприятий по выполнению приказов и решений коллегии комитета;
• оперативное представление информации для размещения на сайте комитета, а также портале «Архивы России» в соответствии с приказом Росархива от 25 мая 2001 года № 36 и письмом Росархива от 17 мая 2001 года №6/513-К;

В сфере развития и укрепления материально – технической базы:

• планируется приобретение сканера А3, метеостанций, плановое обновление компьютеров и множительной техники.