План работы архивного отдела администрации Туркменского муниципального округа Ставропольского края на 2023 год

План работы архивного отдела администрации Туркменского муниципального округа Ставропольского края на 2023 год

В соответствии с письмом комитета Ставропольского края по делам архивов № 994 от 11.10.2022 «О планировании работы архивных учреждений Ставропольского края на 2023 год и отчетности за 2022 год», В соответствии с письмом Федерального архивного агентства от 05 октября 2022 года No 4/2639-А при планировании работы архивных учре­ждений Российской Федерации на 2023 год следует исходить из условий доковидного режима работы, уделив особое внимание вопросам безопасности и устойчивого функционирования архивных объектов. В то же время следует быть готовыми, в случае необходимости, ввести меры по ограничениям в дея­тельности читальных залов и переводу части коллективов архивных отделов на дистанционный режим работы. Кроме того, важно предусмотреть в планах работы архивных учреждений оказание посильной поддержки и помощи ар­хивным органам и учреждениям новых субъектов Российской Федерации (До­нецкая и Луганская народные республики, Херсонская и Запорожская обла­сти) по интеграции их в активную отрасль страны и адаптации к новым усло­виям деятельности.

В этой ситуации, выполняя традиционные задачи архивной отрасли, особенно важно опережающее внедрение сервисов удаленного использования электронного фонда пользования и научно-справочного аппарата архивов, применение гибких, в том числе дистанционных форм организации выполнения функций и оказания государственных (муниципальных) услуг в установленной сфере деятельности, а также сокращение до минимума числа массовых мероприятий.

С учетом этого целесообразно помимо работ, выполняемых ежегодно в рамках уставной деятельности архивного отдела администрации Туркменского муниципального округа Ставропольского края, включить в план на 2023 год мероприятия:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов:

• по актуализации нормативных правовых и локальных актов о пожарной безопасности и антитеррористической защищенности архивных объектов;
• по снижению рисков утраты архивных документов за счет внедрения соответствующих организационных и инженерно-технических мер, повышению уровня готовности должностных лиц и работников архивных учреждений к действиям в режиме ЧС, а так же усилению контроля за соблюдением нормативных требований противопожарного и охранного режимов;
• по обеспечению контроля за сохранностью архивных документов при их самостоятельном копировании пользователями в читальных залах;
• продолжить работу по использованию в практической работе Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, утвержденного приказом Росархива от 25.06.2020 № 75, зарегистрированного в Минюсте России 04.08.2020 № 59164;
• обеспечить ремонт 28 дел - фонда № 12/Р-4590 (колхоз имени Кирова Туркменского района Ставропольского края);
• провести работы по замене обложки, переплету 16 дел фонда №27/Р-4430 – колхоз имени Калинина;
• ежемесячно проводить санитарные дни, обеспыливание документов;
• обеспечить картонирование принятых 409 дел, включенные в график упорядочения документов постоянного хранения источников комплектования архивного отдела;
• продолжить работу по ведению системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе ПК «Архивный фонд» и в установленном порядке предоставлять информационные массивы БД и сведения о ее ведении в комитет – внести в базу в раздел «Единица хранения» 410 заголовков принятых дел;
• обеспечить исполнение предписаний комитета, выданных по итогам проведения контрольных мероприятий;

в сфере комплектования:

• продолжать внедрять в практику работы архивов и организаций-источников комплектования:
• Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 № 155, зарегистрирован в Минюсте России 12.03.2021, регистрационный № 62735;
• Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденных приказом Росархива от 15.06.2020 №69, зарегистрирован в Минюсте России 20.10.2020, регистрационный №60484;
• Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденных приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, зарегистрированного в Минюсте России 17.08.2018, регистрационный № 51922;
• Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24, зарегистрированного в Минюсте России 20.05.2020, регистрационный № 58396;
• продолжить работы по анализу состава электронных документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, их учету и обеспечению сохранности в системе электронного документооборота;
• организовать и провести паспортизацию муниципального архива по состоянию на 01.12.2023 в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержден приказом Росархива от 11.03.1997 № 11, зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный № 1344;
• принять на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях - источниках комплектования архивного отдела за 2017 год – в количестве 409 дел (график прилагается);
• организовать работы по упорядочению документов организаций - источников комплектования документов с истекшим сроком их временного хранения, установленными законодательством Российской Федерации - обработать 150 дел постоянного хранения и 1 видеодокумент (график прилагается);
• вести постоянную работу по оказанию методической помощи ведомственным архивам по вопросам деятельности архивных и делопроизводственных служб, разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архиве и экспертной комиссии, подготовке и выдаче архивной информации;
• оказать методическую помощь по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела 21 организации - источникам комплектования архивного отдела;
• оказывать методическую и практическую помощь по обеспечению сохранности документов, подготовке их на хранение и передачу в архивный отдел 21 организации источникам комплектования архивного отдела;
• организовать работу по обеспечению сохранности документов ликвидируемых организаций, в том числе в ходе банкротства и при приватизации организаций Туркменского района;
• принимать участие в проведении совещаний, семинаров, учебы по вопросам делопроизводства с аппаратом администрации, её отделами, муниципальными образованиями района, работниками отдела - провести семинар для 25 человек;

в сфере использования архивных документов:

• проведение архивным отделом культурно-просветительских меро­приятий для жителей Туркменского муниципального округа и вынужденных переселенцев с Украины, Донецкой Народной Республики и Луганской Народной Республики:
• рассказывающих о преступлениях немецко-фашистских захватчиков на территории Ставропольского края в 1941-1945 гг. с целью формирования у жителей края и вынужденных переселенцев исторически достоверного пред­ставления об истории Великой Отечественной войны и недопущения ее искажения;
• связанных с празднованием государственных праздников России (День России 12 июня, День Государственного флага Российской Федерации 22 августа, День народного единства 4 ноября, День Ставропольского края и др.), юбилейных памятных дат отечественной истории, посвященных: 80-летию разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве, 80-летию победы в Курской битве, 80-летию победы в битве за Кавказ, 80-летию освобождения Донбасса от немецко-фашистской оккупации, 30-ле­тию Конституции Российской Федерации, 225-летию со дня рождения А.С.Пушкина, Году педагога и наставника, дней воинской славы и памятных дат России в соответствии с Федеральным законом от 13 марта 1995 года No 32-ФЗ «О днях воинской славы и памятных датах России»;
• обеспечить исполнение перспективного плана оцифровки архивных документов на 2023 год – 81 дело;
• постоянное пополнение базы данных «Краевой каталог сведений о местонахождении документов по личному составу», в том числе сведениями о документах, хранящихся в действующих организациях, и представление в комитет выгрузок для ведения сводной базы данных – внести 20 записей;
• организовывать работы читальных залов с соблюдением рекомендаций уполномоченных органов санитарно-эпидемического надзора, в том числе Рекомендаций по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19 (МР 3.1./2.1.0199-20);
• расширять практику предоставления государственных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц в электронном виде, в том числе в рамках электронного взаимодействия с территориальными органами ПФР, при исполнении социально-правовых запросов граждан;
• предоставлять информационную поддержку по юбилейным и памятным датам отечественной истории: 210-летия Отечественной войны 1812г., 100-летия образования СССР, 350-ления со дня рождения Петра I, дней воинской славы и памятных дат России в соответствии с Федеральным законом от 13.03.1995 № 32-ФЗ «О днях воинской славы и памятных дат России»;
• участвовать в реализации мероприятий, посвященных знаменательным и памятным событиям Ставропольского края, юбилейным датам муниципальных образований Ставропольского края (с учетом возможного продолжения пандемии короновирусной инфекции и, соответственно, соблюдения противоэпидемических мер);
• участвовать в подготовке оцифрованных архивных документов, кино- и фотоматериалов «Вторая мировая война в архивных документах» для размещения на сайте Президентской библиотеки имени Б.Н.Ельцина;
• организовывать подготовку и проведение историко-документальных выставок в муниципальном архиве и на иных площадках (с учетом возможного продолжения пандемии короновирусной инфекции и, соответственно, соблюдения противоэпидемических мер);
• продолжить практику проведения виртуальных историко-документальных выставок и проектов в сети Интернет для удовлетворения потребностей общества в ретроспективной архивной информации, а также реализации прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в документах;
• предоставление в электронном формате региональной государственной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов», входящих в Перечень массовых социально значимых услуг (сервисов) субъектов Российской Федерации и муниципальных услуг, подлежащих переводу в электронный формат;
• постоянно проводить работы по увеличению доли обращений, поступающих от территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю в электронном виде – исполнение социально-правовых запросов – 450 запросов, в том числе по vip net – 420 запросов;
• исполнение тематических запросов - 140;
• максимально возможную автоматизацию архивной деятельности, перевод оказываемых архивами государственных услуг, прежде всего в части исполнения социально-правовых запросов граждан, в электронный вид – исполнить 36 запросов по электронной почте;
• вести постоянную работу по развитию взаимодействия с многофункциональными центрами с использованием единой информационно-аналитической системы, в том числе направление результатов оказания государственных услуг в форме электронных документов – 60 запросов;
• провести 3 урока мужества для 55 человек;
• выдавать дела сотрудникам из архивохранилищ для проведения плановых и внеплановых работ в количестве 2000 ед. хр.;
• сохранить показателя значения «доля граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме» не менее 85%;

в сфере информационных ресурсов и технологий:

• участвовать в региональных и ведомственных планов цифровой трансформации в части архивного дела;
• выполнение планов перевода заголовков архивных дел в машиночитаемый вид, включение их в ПК «Архивный фонд» и размещение в сети Интернет, как основного публичного справочно-поискового средства;
• проводить работу по созданию и размещению на архивных сайтах и страницах электронных вариантов справочников по фондам государственных и муниципальных архивов;
• пополнению Базы данных о местах хранения документов по личному составу, в том числе сведениями об организациях, документы по личному составу которых на хранение не поступали, и пути их розыска исчерпаны, сведениями о местах хранения архивных документов по личному составу архивных учреждений субъектов Российской Федерации и государств – участников СНГ;
• развитию архивных сайтов и страниц архивных отделов на сайтах администраций муниципального округа, страниц в социальных сетях (Телеграмм, Вконтакте, Одноклассники, Фейсбук);

в сфере организационного, кадрового, научно-методического и информационного обеспечения:

• внедрение (после утверждения в установленном порядке):
• Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;
• Типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами;

Завершить работы по разработке и утверждению в организациях-источниках комплектования номенклатур дел и положений об архиве и ЭК архива организаций на основе:

• Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержден приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, регистрационный №38830;
• Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован Минюстом России 06.02.2020, регистрационный № 57449.

Провести работу по обновлению программного обеспечения архивных отделов с целью эффективной автоматизации основных направлений архивной деятельности на базе внедрения ГИС СК Автоматизированная информационная система архивной службы СК;

• постоянно проводить работы по внедрению и расширению применения в деятельности архивных учреждений принципов открытости;
• организовывать обучение и повышение квалификации архивных работников в области использования современных информационно-коммуникационных технологий, в том числе на базе Отраслевого центра повышения квалификации при ВНИИДАД в г.Москва в апреле-мае 2023 года;
• продолжить перевод в формат электронных баз данных описей новых архивных фондов;
• обеспечить ввод в ПК «Архивный фонд» заголовков архивных дел, находящихся на открытом хранении, принятых в течение 2023года – 410 дел;
• обеспечить исполнение перспективного плана оцифровки архивных документов на 2022-2026 годы- 250 дел;
• обеспечить удовлетворенность граждан качеством предоставления государственных и муниципальных услуг в области архивного дела не менее 94%;
• осуществление мероприятий по выполнению приказов и решений коллегии комитета;
• оперативное представление информации для размещения на сайте комитета, а также портале «Архивы России» в соответствии с приказом Росархива от 25 мая 2001 года № 36 и письмом Росархива от 17 мая 2001 года №6/513-К;

в сфере развития и укрепления материально – технической базы:

• планируется приобретение сканера А3, метеостанций, плановое обновление компьютеров и множительной техники, установка сплит-системы в хранилище № 2.

расчет бюджета рабочего времени:

• Плановый фонд рабочего времени - 247 дней х3 чел.=741 день.
• Затраты, исключаемые из планового бюджета рабочего времени – 196 дня:
• очередные отпуска (календарные дни) – 43+31+38=112 дней;
• временная нетрудоспособность – 10х3 чел.=30 дней;
• командировочные – 10 дней;
• санитарные дни – 12 дней;
• резерв – 8x3 чел.= 24 дня;
• общественные поручения – 8 дней.
• Полезный фонд рабочего времени - 545 дней.

Начальник архивного отдела администрации Туркменского муниципального округа Г.Ф. Екшеева